السكرتارية التنفيذية هي من الوظائف الهامة في الهيكل الإداري، حيث يٌعتمد عليها للقيام بمعظم المهام، وهي أساس تطوير العمل والمؤسسة، ويطبق السكرتير التنفيذي الأمور الضرورية والحساسة في الإدارة.
مهام السكرتير التنفيذي
يوجد العديد من المهام للسكرتير التنفيذي، ويمكن ذكر أبرزها على النحو الآتي:
- معالجة البريد، حيث يقوم السكرتير التنفيذي بمعالجة البريد، وتتمثل هذه العملية باستلام البريد اليومي، ثم عرض البريد على المدير، وتوجيه البريد وفقا للاختصاص، وتصوير البريد القادم بناءا على الأهمية، وتوزيعه على الأقسام المتخصصة، وحفظ البريد المُوجه للحفظ، وتسجيل البريد الصادر، وحفظ صورة عن البريد الصادر، وإرسال البريد الصادر.
- معالجة الاتصالات الهاتفية، وتضم إعداد دليل مختص بالهواتف والعناوين، واستقبال المكالمات الهاتفية القادمة، ومعرفة المتصل والهدف من اتصاله، وتحويل الاتصال للجهة المختصة، وإجراء الاتصالات للمدير، وتدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.
- إعداد المراسلات، حيث يقوم بتحرير المادة المكتوبة، وطبع المادة المُحررة، وتصدير المراسلات الصادرة، وتصوير المستندات والاوراق المطلوبة، وتصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.
- تنظيم الاجتماعات، حيث يقوم بحجز القاعات من أجل الاجتماعات، وتوجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع، ثم تجهيز قاعة الاجتماع، واستقبال المشاركين في الاجتماع، وتدوين الملاحظات في الاجتماع، وتوزيع أوراق الاجتماع.
- تنظيم مواعيد المدير العام، حيث يقوم السكرتير التنفيذي بتسجيل بيانات الزوار، وعرض الأجندة على المدير، وتجهيز البيانات له.
- ترتيب السفريات، حيث يقوم بجمع البيانات التي تتعلق بالسفر، ثم القيام بالحجوزات اللازمة ومتابعتها، وإعداد ملف السفر، ثم إخبار الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير، وإلغاء الزيارة بناءا على طلب المدير.
- تنظيم محفوظات الإدارة، حيث يقوم بتجهيز المكان المناسب للاحتفاظ بالبيانات، وتصنيف المحفوظات، وترميزها وفهرستها، وإتلاف المحفوظات غير المستخدمة، وجلب الملفات عند طلبها.
- متابعة أعمال الإدارة، حيث يحدد الموضوعات التي تحتاج للمتابعة، والاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي، واتخاذ الإجراءات الملائمة لمتابعة الموضوع، ثم حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.
- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي، حيث يقوم بمعالجة النصوص، والبيانات من خلال استخدام برنامج الوورد، وتصميم عرض الشرائح من خلال استخدام برنامج البوربوينت، وإنشاء الجداول باستخدام الاكسيل، وإنشاء قواعد بيانات الإدارة باستخدام برنامج الأكسس، وتنظيم المواعيد باستخدام برنامج اللوك أوت، وتصميم الهيكل التنظيمي للإدارة، ومتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.
- إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة، حيث يقوم بإعداد الخطابات المرتبطة بطلبات موظفي الإدارة، وتنسيق إجازات العاملين، ورفع التقارير المتعلقة بحضور وانصراف العاملين للإدارة المختصة، وتنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.
